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学校法人ムンド・デ・アレグリア学校

文書管理規程

（目的）

第１条 この規程は、学校法人ムンド・デ・アレグリア学校（以下「当法人」という。）における文書の取扱いについて定め、事務を正確かつ効率的に処理することを目的とする。

（定義）

第２条 この規程において、法人文書とは、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者 に頒布又は販売することを目的として発行されるものを除く、この法人の役員、評議員又は職員が業務上取扱う文書、図面又は電磁的記録（電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む。）であって、当法人が保有しているものをいう。

（事務処理の原則）

第３条 当法人の事務は、軽微なものを除き、文書により処理するものとする。

２ 前項の規定に基づき文書によらないことができる場合を除き、文書によらないで事

務を処理したときは、遅滞なく当該事務の内容に応じて適切な内容の文書を作成及

び保管し、事後に支障を来さないようにしなければならない。

（取扱いの原則）

第４条 法人文書の取扱いは、責任の所在を明らかにして正確かつ迅速に行うとともに、取扱いに 係る法人文書を常に整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。

（総括文書管理者）

第５条 当法人に総括文書管理者 1 名をおく。

２ 総括文書管理者は、事務局長とする。

９３ 総括文書管理者は、法人文書の管理に関する事務の総括を行う。

（文書管理担当者）

第６条 当法人の総務部に文書管理担当者をおく。

２ 文書管理担当者は、事務局長が任免する。

３ 文書管理担当者は、法人文書の受付、配布、回付、整理及び保存に関する事務を行

う。

（決裁手続き）

第７条 文書の起案は、事務局組織規程に定める各部各課において行うものとする。

　 ２ 前項の規定により起案した文書（以下「起案文書」という。）は、すべて理事長の決

裁を受けるものとする。

３ 起案文書は、「伺書」の様式（別紙様式１）を用いて決裁手続を行うものとする。

４ 前項に定めるところにより理事長の決裁を経た起案文書については、管理部庶務課

において作成する「伺書台帳」（別紙様式２）に編綴して保管する。伺書台帳には、

申請月日、決裁月日、編綴に係る起案文書の件名及び起案者を記載する。

（受信文書）

第８条 当法人が受信した文書（以下「受信文書」という。ただし、関連する事案が軽微なものは除く。）は、文書管理担当者において受け付けるものとし、文書管理担当者以外の者が受信文書を受け取ったときは、速やかに文書管理担当者に回付しなければならない。

　 ２ 文書管理担当者は、受信文書に受付印を押印する。

３ 前項の規定により受付印を押印した受信文書については、年度ごとに一連番号を付

して文書受信簿に登録する。

４ 受信文書の番号は、毎年 4 月に起き、翌年 3 月 31 日に止める。

（外部発信文書）

第９条 当法人が外部に発信する文書（以下「発信文書」という。ただし、関連する事案が軽微なものは除く。）は、決裁権者の決裁を受けて発信する。

２ 発信文書については、原則として文書発信番号及び発信日付を記載し文書発信簿に

登録する。

（整理及び保管）

第１０条 法人文書の整理及び保管は、この規程に別途定める場合を除き、原則として当該法人文書に係る業務を行う部署において行う。

（保存期間）

第１１条 法人文書の保存期間は、別表の文書保存期間基準表による。ただし、関係法規により保存期間が定められているものは、当該法規の規定に従う。

２ 前項の保存期間は、当該法人文書の処理が完了した事業年度の翌事業年度から起

算する。

（廃棄）

第１２条 保存期間を経過した法人文書は廃棄する。ただし、理事長又は事務局長が

引続き保存する必要があると認めたものはこの限りではない。

（改 廃）

第１３条 この規程の改廃は、理事会の決議による。

附 則 この規程は、2022年5月25日から施行する。

「伺書」（別紙様式１）

「伺書台帳」（別紙様式２）

別表　文書保存期間基準表